Обеспечение самоконтроля со стороны членов команды проекта

В конечном счете единственный способ контролировать проект в целом — это контроль каждого члена команды за своей работой. Руководитель проекта может обеспечить контроль на макроуровне, только если он обеспечивается и на микроуровне.

Однако это ни в коем случае не означает мелочную опеку над коллегами! Это означает, что вы должны создать такие условия, при которых каждый член команды может самостоятельно контролировать свои усилия.

Для этого необходимо соблюдать пять базовых условий.

1.  Ясное определение того, чем они должны заниматься, с четко обозначенной целью.
2. Личный план выполнения порученной каждому работы.
3. Навыки и ресурсы, соответствующие поставленной задаче.
4. Обратная связь по поводу продвижения проекта, которую предоставляет сама выполненная работа.
5. Точное определение полномочий сотрудников на принятие корректирующих действий в случае отклонения от установленного плана (и эти полномочия не могут равняться нулю!).

В соответствии с первым требованием каждый член команды должен точно представлять себе свою цель. Сформулируйте работнику задачу и разъясните (при
необходимости) цель ее решения. Это позволит человеку решать задачу в оптимальном для него режиме.

Согласно второму требованию у каждого члена команды должен быть личный план выполнения порученной ему работы. Если такого плана нет, вы не сможете осуществлять контроль. Это относится как к отдельным людям, так и ко всему проекту.
Третье требование состоит в том, что работник должен иметь навыки и ресурсы, соответствующие поставленной задаче. Необходимость в ресурсах очевидна, а что касается навыков, следует обеспечить дополнительную подготовку, если их не хватает.

Если не удается найти работника с необходимыми навыками, может потребоваться специальная подготовка кого-то из членов команды. Четвертое требование предполагает, что работник получает обратную связь о своей работе. Если эта обратная связь идет через третьи руки, то настоящего самоконтроля у работника не получится.

Для ясности скажем так: у того, кто строит стену, должна быть возможность лично измерить ее высоту, сравнить с планом и прийти к выводу, выдерживает ли
он заданную линию. Пятое требование гласит, что работник должен четко знать, каковы его полномочия на предпринятие корректирующих действий в случае отклонения от плана, и эти полномочия должны быть больше нуля!

Если один работник будет каждый раз при отклонении от плана спрашивать менеджера проекта, что делать, то менеджер еще как-то справится с этим. Если же все члены команды будут обращаться за разрешением на каждое небольшое действие, то бремя управляющего проектом окажется непосильным.